Quy trình đặt hàng và in logo lên quà tặng từ A-Z

Quy trình đặt hàng và in logo lên quà tặng cần được quản lý một cách chuyên nghiệp để đảm bảo thành công cho chiến dịch marketing của doanh nghiệp. Yếu tố then chốt là tách bạch rõ ràng giữa quy trình đặt hàng sản phẩm thô và quy trình in ấn logo lên quà tặng, giúp giảm thiểu đến 25% rủi ro trễ tiến độ và lỗi màu sắc in ấn.

Quà tặng in logo hướng dẫn chi tiết từ A đến Z, giúp doanh nghiệp, đơn vị đặt hàng dễ dàng theo dõi và quản lý hiệu quả hai giai đoạn quan trọng này. Từ việc xây dựng bản yêu cầu ban đầu đến khi nhận được sản phẩm quà tặng hoàn thiện, mọi công đoạn đều được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo chất lượng và tiến độ tối ưu.

Quy trình đặt quà tặng in logo tại Quatanginlogo.com.vn

Giai đoạn này tập trung vào việc lựa chọn sản phẩm quà tặng phù hợp, tìm kiếm nhà cung cấp uy tín và hoàn tất các thủ tục pháp lý cần thiết. 

Bước 1 – Xác định rõ ràng Mục tiêu Chiến dịch & Ngân sách Dự kiến

Đây là bước nền tảng, quyết định hướng đi cho toàn bộ quá trình. Việc không xác định rõ mục tiêu và ngân sách ngay từ đầu là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến việc lựa chọn sai sản phẩm và lãng phí chi phí.

Phân loại mục tiêu chiến dịch quà tặng:

• Tăng cường nhận diện thương hiệu: Thường hướng đến số lượng lớn, sản phẩm có tính phổ biến cao, logo dễ nhìn thấy.
• Tri ân khách hàng/Đối tác/Nhân viên: Tập trung vào giá trị sử dụng, tính cá nhân hóa và thông điệp ý nghĩa.
• Kích cầu doanh số/Hỗ trợ bán hàng: Quà tặng kèm sản phẩm, quà tặng cho khách hàng đạt doanh số nhất định.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp/Gắn kết nội bộ.

Các chuyên gia thường khuyến nghị doanh nghiệp dành khoảng 1–3% tổng chi phí Marketing hoặc chi phí nhân sự hàng quý cho các hoạt động quà tặng.

Ngân sách cụ thể sẽ phụ thuộc vào quy mô chiến dịch và đối tượng nhận quà – đây chính là nguyên tắc cốt lõi trong việc Chọn Quà Tặng In Logo Theo Ngân Sách, từ đó giúp xác định loại sản phẩm phù hợp.

Bước 2 – Xây dựng và gửi chi tiết các yêu cầu về sản phẩm cho nhà cung cấp

Một bản mô tả sản phẩm chi tiết, rõ ràng, đầy đủ thông tin sẽ giúp nhà cung cấp hiểu đúng nhu cầu về sản phẩm quà tặng của bạn và đưa ra những tư vấn, báo giá chính xác nhất.

Thông tin bắt buộc phải có:

• Đối tượng người nhận: Mô tả chi tiết (độ tuổi, giới tính, vị trí, sở thích nếu có).
• Số lượng sản phẩm dự kiến.
• Thời điểm cần có quà tặng.
• Mục tiêu chính của chiến dịch quà tặng (Ví dụ: số lượt tiếp cận, tỷ lệ chuyển đổi, mức độ hài lòng).
• Ngân sách dự kiến cho mỗi sản phẩm hoặc tổng ngân sách.
• Yêu cầu đặc biệt về chất liệu, màu sắc, tính năng sản phẩm.

File đính kèm quan trọng:

• Bộ nhận diện thương hiệu: Bao gồm logo dạng vector, quy định về màu sắc, font chữ.
• Palette màu thương hiệu.
• Hình ảnh tham khảo về kiểu dáng sản phẩm hoặc phong cách thiết kế mong muốn (nếu có).

Bước 3 – Lựa chọn sản phẩm quà tặng và nhà cung cấp phù hợp

Sau khi nhận được phản hồi và tư vấn từ các nhà cung cấp dựa trên yêu cầu của doanh nghiệp, doanh nghiệp tiến hành lựa chọn sản phẩm và đối tác thực hiện.

Tiêu chí sàng lọc nhà cung cấp:

• Số lượng đặt hàng tối thiểu: Có phù hợp với nhu cầu của bạn không?
• Chứng nhận chất lượng sản phẩm: Đối với các sản phẩm đặc thù (đồ dùng F&B, điện tử, đồ chơi trẻ em), nhà cung cấp có các chứng nhận an toàn cần thiết không ?
• Thời gian sản xuất và giao hàng: Có đáp ứng được deadline của bạn không?
• Kinh nghiệm, hồ sơ năng lực (portfolio) và phản hồi từ các khách hàng trước.

Tips khi làm việc với nhà cung cấp:

• Hãy chủ động hỏi trước bảng đơn giá khi có sự thay đổi (tăng hoặc giảm khoảng 10%) về số lượng đặt hàng. Điều này giúp bạn linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh kế hoạch nếu cần.
• Ưu tiên các nhà cung cấp có quy trình làm việc minh bạch và đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp.

Bước 4 – Xem xét mẫu (Mẫu có sẵn hoặc sản xuất theo yêu cầu)

Trước khi quyết định đặt hàng số lượng lớn, doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị sản xuất quà tặng gửi hàng mẫu (nếu có sẵn), hoặc sản xuất hàng mẫu (nếu là sản phẩm làm theo yêu cầu).

Kiểm tra các yếu tố thực tế:

• Độ bền của sản phẩm: Chất liệu đảm bảo không, các mối nối, đường may (nếu có) có đảm bảo không?
• Công năng sử dụng: Sản phẩm có hoạt động đúng như mô tả không? Có dễ sử dụng không?
• Cảm giác cầm nắm, trải nghiệm người dùng: Sản phẩm có tạo cảm giác thoải mái, dễ chịu khi sử dụng không?

Từ thiết kế đến sản phẩm thật được sản xuất

Check chứng chỉ an toàn vật liệu (đặc biệt quan trọng):

• Đối với các sản phẩm tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm và đồ uống như: bình giữ nhiệt, ly sứ, bát đĩa, hộp cơm, cần yêu cầu nhà cung cấp cung cấp các chứng chỉ an toàn vệ sinh thực phầm.
• Đối với sản phẩm điện tử, cần có chứng nhận hàng chính hãng, bảo hành.

Bước 5 – Nhận báo giá chi tiết và tiến hành đàm phán 

Đây là giai đoạn cần sự cẩn trọng để đảm bảo quyền lợi và tối ưu chi phí cho doanhn nghiệp khi đặt quà tặng in logo số lượng lớn theo yêu cầu..

So sánh ít nhất 2-3 báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau. Báo giá cần chi tiết các hạng mục: giá sản phẩm thô, chi phí in ấn logo (tính theo màu, vị trí, kỹ thuật in), chi phí làm khuôn in (nếu có), chi phí bao bì, chi phí vận chuyển, VAT và các chi phí phát sinh khác (nếu có).

Doanh nghiệp có thể chọn giải pháp bao bì tiêu chuẩn để tiết kiệm chi phí, hoặc dùng các hộp có sẵn như: hộp carton, hộp xi, túi giấy mỹ thuật cho những dịp đặc biệt hoặc đối tượng quan trọng mà không ảnh hưởng đến giá sản phẩm cốt lõi.

Bước 6 – Ký kết hợp đồng và đặt cọc

Các điều khoản quan trọng cần có trong hợp đồng:

• Tiến độ sản xuất và giao hàng chi tiết cho từng giai đoạn.
• Điều khoản phạt khi chậm trễ tiến độ không có lý do chính đáng.
• Tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng cụ thể cho sản phẩm và cho việc in ấn logo.
• Chính sách bảo hành sản phẩm và bảo hành chất lượng in ấn.
• Điều khoản về xử lý sản phẩm lỗi, đổi trả.

Quy trình thanh toán phổ biến:

• Thông thường, doanh nghiệp sẽ đặt cọc khoảng 30% – 50% giá trị hợp đồng sau khi ký.
• Phần còn lại (50% – 70%) sẽ được thanh toán khi nghiệm thu đủ số lượng và chất lượng sản phẩm theo đúng tiêu chuẩn đã cam kết.

Quy trình in logo lên sản phẩm quà tặng: Từ thiết kế đến thành phẩm

Sau khi sản phẩm thô đã được đặt hàng hoặc có sẵn, giai đoạn tiếp theo là đưa thương hiệu vào từng vật phẩm thông qua việc in ấn logo.

Bước 1 – Chuẩn bị file thiết kế logo 

Chất lượng của file thiết kế đầu vào ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm in cuối cùng.

Luôn sử dụng file thiết kế logo ở định dạng vector. File vector cho phép phóng to, thu nhỏ mà không làm giảm chất lượng hình ảnh, đảm bảo logo luôn sắc nét.

Cung cấp đầy đủ thông tin về mã màu chính và các màu phụ của thương hiệu để đảm bảo màu sắc in ra chính xác nhất.

Kích thước của logo khi in lên sản phẩm nên được cân nhắc kỹ lưỡng, thông thường không nên vượt quá 30% tổng diện tích bề mặt in để đảm bảo tính thẩm mỹ và sự tinh tế.

Tổng thể logo trên sản phẩm hài hòa

Xác định rõ vùng an toàn xung quanh logo, đảm bảo không có chi tiết quan trọng nào của logo bị cắt xén trong quá trình in ấn.

Bước 2 – Lựa chọn kỹ thuật in logo phù hợp

Mỗi kỹ thuật in có những ưu nhược điểm và phù hợp với từng loại chất liệu, thiết kế logo và ngân sách khác nhau.

Dưới đây là 4 phương pháp in đang được Quà tặng in logo (quatanginlogo.com.vn) sử dụng nhiều nhất cho việc in logo thương hiệu lên sản phẩm quà tặng hiện nay

Việc lựa chọn kỹ thuật in logo cần dựa trên sự cân nhắc giữa chất liệu sản phẩm, độ phức tạp của logo, số lượng đặt hàng và ngân sách để đạt được hiệu quả thẩm mỹ và chi phí tối ưu.

Bước 3 – Thiết kế mô phỏng 

Đây là bước quan trọng để hình dung sản phẩm cuối cùng và tránh những sai sót không đáng có.

Nhà cung cấp sẽ sử dụng file thiết kế thể hiện vị trí, kích thước, tỷ lệ và màu sắc của logo khi được in/khắc lên sản phẩm thực tế.

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng bản mock-up này. Hãy đảm bảo rằng bạn phê duyệt trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được mock-up để không làm ảnh hưởng đến thời gian sản xuất. Mọi yêu cầu chỉnh sửa cần được phản hồi rõ ràng và kịp thời.

Bước 4 – Làm sản phẩm mẫu và duyệt mẫu

Đối với các đơn hàng lớn hoặc yêu cầu chất lượng cao, việc làm một sản phẩm mẫu in thật là điều kiện tiên quyết.

Quá trình làm mẫu thật thường mất từ 3 đến 5 ngày làm việc, tùy thuộc vào độ phức tạp của sản phẩm và kỹ thuật in.

Các yếu tố cần kiểm tra kỹ lưỡng trên mẫu thật là so sánh màu sắc logo trên mẫu thật với mã màu doanh nghiệp đã cung cấp.

Kiểm tra xem mực có dễ bị bong tróc, trầy xước khi cọ xát nhẹ không. Các đường nét, chữ viết phải rõ ràng, không bị nhòe, răng cưa.

Bước 5 – Tiến hành in đồng loạt – Kiểm soát chất lượng

Sau khi mẫu thật được phê duyệt, nhà cung cấp sẽ tiến hành sản xuất hàng loạt. Việc kiểm soát chất lượng trong giai đoạn này là vô cùng quan trọng.

Yêu cầu nhà cung cấp gửi cập nhật ở các mốc quan trọng của quá trình sản xuất, ví dụ khi hoàn thành 20%, 50%, và 80% tổng sản lượng. Việc này giúp phát hiện sớm các vấn đề (nếu có) và kịp thời điều chỉnh.

Các lỗi in ấn phổ biến cần lưu ý và kiểm tra:

• Nhòe mực ở mép logo.
• Sai lệch mã màu đã duyệt.
• Logo bị in lệch vị trí so với mock-up đã duyệt quá 1mm.
• Bỏ sót chi tiết, mực không đều, có vết bẩn.

Kiểm tra màu sắc, vị trí của logo khi có hàng

Bước 6 – Hoàn thiện sản phẩm và đóng gói.

Đóng gói sản phẩm: Lựa chọn loại hộp đựng phù hợp (ví dụ: hộp giấy kraft thân thiện môi trường, hộp carton cứng, hoặc carton cho các bộ quà tặng lớn).

Giải pháp chống sốc, bảo vệ sản phẩm khi vận chuyển: sử dụng các vật liệu thân thiện với môi trường như giấy tổ ong, túi khí có thể tái chế, hoặc giấy vụn chèn lót.

Bước 7 – Giao hàng và nghiệm thu

Quy trình nghiệm thu:

• Kiểm đếm đủ số lượng sản phẩm so với đơn đặt hàng.
• Tiến hành kiểm tra chất lượng ngẫu nhiên khoảng 5% tổng số sản phẩm trong lô hàng (hoặc theo tỷ lệ đã thỏa thuận trong hợp đồng) để đánh giá chất lượng tổng thể.
• Lập biên bản nghiệm thu hàng hóa, có chữ ký xác nhận của cả hai bên, đính kèm hình ảnh sản phẩm thực tế và so sánh với mẫu gốc đã duyệt (nếu cần).
• Có chính sách bảo hành cho chất lượng in ấn logo từ 6 đến 12 tháng, tùy thuộc vào cấp độ quà tặng và kỹ thuật in.

Bước 8 – Hậu mãi

Các dơn vị sản xuất thường sẽ có chính sách bảo hành và các chương trình hậu mãi dành riêng cho khách hàng đã từng đặt. Các doanh nghiệp có thể tận dụng điều này để giảm chi phí cho các chiến dịch đặt quà lần sau.

Câu hỏi thường gặp trong Quy trình đặt hàng và In logo lên quà tặng

• Đơn hàng gấp hoàn thành trong 7 ngày có khả thi không?

Có thể khả thi đối với một số sản phẩm đơn giản, có sẵn phôi và kỹ thuật in nhanh như in UV, in decal, với số lượng không quá lớn như: ly, cốc sứ in logo, ấm chén quà tặng in logo, bộ 6 bát cơm Bát Tràng.

Tuy nhiên, chi phí cho đơn hàng gấp thường sẽ cao hơn và cần được xác nhận kỹ lưỡng với nhà cung cấp về khả năng đáp ứng thực tế.

• Nếu logo của tôi có 6 màu, chi phí in lụa sẽ được tính như thế nào?

Với kỹ thuật in lụa, mỗi màu in thường yêu cầu một khuôn in riêng. Logo 6 màu sẽ cần 6 khuôn in, làm tăng chi phí đáng kể so với logo 1-2 màu.

Trong trường hợp này, nên cân nhắc chuyển sang kỹ thuật in UV để tối ưu chi phí và đảm bảo chất lượng màu sắc.

• Chương trình hậu mãi của công ty Quà Tặng In Logo hiện tại như thế nào?

Quà Tặng In Logo với chương trình hậu mãi chuyên nghiệp, cam kết bảo hành chất lượng in ấn, hỗ trợ thay thế sản phẩm lỗi trong 24h và chiết khấy lên đến 25% cho đơn hàng tiếp theo.

Kết

Việc nắm vững quy trình đặt hàng và in ấn chi tiết từ A-Z như đã trình bày không chỉ giúp bạn kiểm soát chất lượng và tiến độ mà còn là nền tảng để đưa ra những quyết định thông minh về chi phí.

Để tối ưu hóa hơn nữa ngân sách đầu tư, việc hiểu rõ Cách chọn quà tặng in logo theo ngân sách là vô cùng cần thiết, giúp bạn phân bổ nguồn lực một cách hợp lý cho từng đối tượng và mục tiêu cụ thể.

Bên cạnh đó, đối với những chiến dịch quy mô lớn, việc áp dụng một Checklist đặt hàng số lượng lớn chuyên nghiệp sẽ đảm bảo mọi khía cạnh từ chất lượng đồng đều đến hậu cần được quản lý một cách hiệu quả, tránh những rủi ro không đáng có và đảm bảo từng sản phẩm đến tay người nhận đều hoàn hảo.

Hãy liên hệ với Quatanginlogo.com.vn ngay hôm nay để được vấn miễn phí, giúp bạn tối ưu hóa chiến dịch quà tặng doanh nghiệp của mình, biến mỗi món quà thành một công cụ marketing mạnh mẽ và một cầu nối bền chặt với khách hàng, đối tác và nhân viên!